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OA系統的普及度日漸增高，成為上班族日常工作的必“游”之地，也成為領導管理、決策的左膀右臂。這一背景下，OA系統的價值卻并未得到充分利用，某些用戶系統并不那么順暢，因此，如何激發OA系統價值最大化成為眾多OA用戶的迫切訴求。

如果使用者從心理上認同OA系統，OA的使用效果將大不相同。而獲得用戶心理認同的關鍵便是強調他的主人翁意識，進一步講，如果OA系統中的文檔是他提供的，新聞是他上傳的，門戶是他定義的，流程是他設計的，那么他會不會好好使用OA系統并督促他人使用呢？

要激發OA系統價值的最大化，精選一款符合自身需求的、易用易維護的OA系統尤為必要。OA用戶不是軟件研發人員，如果只是向他們展示系統多么偉大卻不提供給他們駕馭系統的方法，再強大的作品都是空談。用戶需要的是能解決問題并能以最簡潔的方法解決問題的OA系統。OA系統的價值在于提升員工的工作效率、組織的管理效率，因此一套易用的OA系統更能提高員工的接受度，提高使用率，從而充分發揮價值最大化。

OA信息化是一場全員辦公革命，需要領導的帶頭作用。領導對OA系統的使用效果發揮著絕對的影響，如果領導的辦公方式依然延續傳統，那么底下員工即使明白OA的好也不得不尾隨領導，OA系統也就難以為繼。由上至下的推廣模式，是OA系統得以普及的關鍵之一。

領導在日常繁忙的工作中，不能及時、有效地對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此企業需要一套具備規范化的管理模式的OA系統，不但能讓工作能有條不紊地進行，還能節省時間、成本并提高效率。